Procurement Dashboard

Mẫu Dashboard thu mua cuối cùng của chúng tôi quan tâm đó là chi phí của việc thu mua. Để tối ưu hóa chi phí nói trên và dự đoán nhu cầu của các đơn vị kinh doanh khác nhau nhằm tiết kiệm thời gian, điều cần thiết là phải giám sát toàn bộ khu vực thu mua ở một nơi trung tâm. Cột đầu tiên cung cấp tất cả các chỉ số liên quan đến chi phí và khoản tiền tiết kiệm, được trình bày chi tiết hơn ở phía bên phải của Dashboard đơn đặt hàng. Đầu tiên, chúng cho chúng ta biết về quy trình của một đơn đặt hàng, từ khi tạo đến khi đóng hóa đơn, tốn bao lâu. Tại đây, chúng tôi hiển thị toàn bộ chi phí mua hàng (costs of purchases) và xu hướng trong 5 năm, có xu hướng tăng lên – có thể đơn giản là vì tổng số lượng đơn đặt hàng cũng tăng lên.

Bên dưới là hai chỉ số khác truyền tải cùng một thông tin, nhưng được thể hiện theo hai cách khác nhau: giảm chi phí và tiết kiệm (cost reduction and savings). Việc giảm chi phí có thể được đo lường dễ dàng bằng cách so sánh trực tiếp chi phí trước đây với chi phí hiện tại cho cùng một hàng hóa hoặc dịch vụ, trong cùng một khoảng thời gian. Năm nay, mức giảm chi phí lên tới 274,024,00 VNĐ, được biểu thị theo tỷ lệ phần trăm với mức tiết kiệm chi phí là 16,5%. Dashboard thu mua này chia nó thành nhiều danh mục vật tư, để xác định dễ dàng hơn bất kỳ cơ hội nào. Nó đóng một vai trò quan trọng trong bộ phận thu mua, vì nó đo lường “khoản tiết kiệm” được thực hiện theo thời gian và giúp theo dõi hoạt động tài chính của bộ phận mua hàng. Ban lãnh đạo cao cấp sử dụng con số này vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến lãi và lỗ. Lý tưởng nhất, đó là chỉ số bạn muốn tăng bền vững trong dài hạn.

Tiếp theo, một chỉ số quan trọng khác trên Dashboard thu mua của chúng tôi rất tiếc thường bị ban lãnh đạo cấp cao bỏ qua, vì nó không ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo thu nhập và không xuất hiện ở điểm mấu chốt một cách hữu hình và có thể định lượng được. Tuy nhiên, chi phí tránh được (Cost Avoidance) có tác động tích cực vì nó đại diện cho tất cả các chi phí tiềm ẩn trong tương lai có thể tránh được bằng các biện pháp nhất định, chẳng hạn như thay thế các bộ phận của thiết bị trước khi chúng hỏng hóc và làm ảnh hưởng các bộ phận khác, hoặc thương lượng thành công bỏ qua việc tăng chi phí khi mua hàng trong tương lai. Do đó, những khoản tiết kiệm mềm này đang tạo ra giá trị chiến lược bằng cách hướng tới các khoản chi tiêu chiến lược như đầu tư mới hoặc công nghệ mới. Theo dõi chúng cùng với những yếu tố khác (cost reduction) là phương pháp hay nhất nên áp dụng, như chúng ta có thể thấy với các chỉ số ở phần trên bên trái của Dashboard mua hàng, nơi chúng được biểu thị dưới dạng phần trăm. Chi phí tránh được (Cost Avoidance) cho năm nay lên tới 7,3%.

Cuối cùng, chỉ số trung tâm của Dashboard thu mua này là một trong những chỉ số quan trọng nhất khi đánh giá giá trị thực tế của các khoản đầu tư thu mua nội bộ trong bối cảnh công ty của bạn. Nó không được tính bằng ROI thường xuyên (với công thức ROI = (thu được từ đầu tư – chi phí đầu tư) / chi phí đầu tư), mà thay vào đó bằng cách lấy chi phí tiết kiệm hàng năm (cost savings) chia cho chi phí thu mua nội bộ hàng năm (cost of procurement) và được biểu thị bằng một tỷ lệ . ROI này lý tưởng nên có mức hoàn vốn lớn gấp mười lần cho các khoản đầu tư thu mua nội bộ. Năm nay, chúng tôi thấy rằng ROI thu mua là 14,93, thấp hơn một chút so với tiêu chuẩn.

Hầu hết các chuyên gia thu mua đã quen làm việc với dữ liệu thô và gặp khó khăn khi trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau – phần mềm ERP, cơ sở dữ liệu, tệp csv, v.v. Sau đó, vấn đề là phải trình bày nó theo cách có ý nghĩa với các bên liên quan và những người ra quyết định, làm cho họ dễ dàng hiểu được bức tranh lớn và đưa ra quyết định đúng đắn. Sử dụng Dashboard thu mua chuyên nghiệp là một cách để khắc phục những khó khăn này và thúc đẩy hiệu suất của bạn về phía trước.