Dashboard IT là một công cụ hiệu quả để theo dõi các KPI IT riêng lẻ. Nó giúp các chuyên gia IT luôn cập nhật các dự án IT của họ và đạt được các mốc quan trọng ngay lập tức, quản lý các lưu ý và vấn đề một cách hiệu quả cũng như theo dõi chi tiết tất cả các chi phí IT có liên quan.
Bất kể ngành nào, nếu Giám đốc thông tin (CIO), Giám đốc kỹ thuật (CTO), quản lý dự án và các chuyên gia Công nghệ thông tin khác muốn mang lại nhiều giá trị hơn và có tác động lớn hơn, họ phải đáp ứng các ưu tiên chiến lược của công ty. Và để làm như vậy, Dashboard IT là một công cụ tuyệt vời. Bằng cách sử dụng trình tạo Dashboard chuyên nghiệp, các nhóm sẽ không chỉ kiểm soát dữ liệu, dự án và hình ảnh của họ mà còn được trang bị giải pháp hiện đại để theo dõi, phân tích và tối ưu hóa các KPI IT một cách đơn giản và dễ hiểu. Với phần mềm hiệu quả, phân tích IT sẽ cho phép các nhóm xác định vấn đề sớm và phản ứng kịp thời, trước khi để chúng leo thang thành thiệt hại nghiêm trọng. Ở đây chúng tôi sẽ giải thích cách làm thông qua Dashboard công nghệ thông tin chi tiết.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét chi tiết 5 ví dụ về Dashboard IT chuyên nghiệp tập trung vào các lĩnh vực công nghệ thông tin khác nhau:
DASHBOARD QUẢN LÝ DỰ ÁN IT
DEMO DASHBOARD
Ví dụ đầu tiên của chúng tôi liên quan đến quản lý dự án và theo dõi mọi bước, nhiệm vụ cần thiết để thực hiện dự án. Ở trên cùng theo dõi diễn biến và tiến độ của dự án, từ khi lập kế hoạch đến khi giao hàng. Nhóm hiện đang ở giai đoạn ba, phát triển sản phẩm và 67% của giai đoạn đó đã hoàn thành. Tất cả các đèn báo hiệu đều chuyển sang màu xanh lục vì chúng đến đúng giờ theo kế hoạch ban đầu, để hoàn thành dự án của họ vào ngày 15 tháng 12, sau 107 ngày.
Phần thứ hai của Dashboard quản lý CNTT của chúng tôi được chia thành bốn KPI (các chỉ số hiệu suất chính). Trước hết là ngân sách, hiển thị tổng ngân sách đã được phân bổ cho dự án, giá trị mục tiêu hiện tại ở giai đoạn này và số tiền đã được sử dụng hiện tại. Điều quan trọng là phải theo dõi KPI này để biết liệu bạn có thể thực hiện dự án của mình với các nguồn lực bạn có và trong giới hạn nhất định hay không. Ở đây chúng ta có thể thấy rằng nó đã bị vượt quá 8,1%: có thể rất thú vị khi điều tra lý do của việc vượt khung như vậy. Có phải do lập kế hoạch không tốt, hay do ước tính sai? Có rất nhiều sự kiện bất ngờ xảy ra không? Thông thường, ngân sách và thời gian là một sự đánh đổi, và để hoàn thành một dự án đúng hạn, việc vượt quá ngân sách một chút có thể không phải là hiếm. Tương tự như vậy, nếu ngân sách được tính toán thực sự eo hẹp, việc giao hàng thường có thể bị trì hoãn.
KPI thứ hai trên mẫu Dashboard CNTT của chúng tôi là các nhiệm vụ đã quá hạn. Theo dõi từng nhiệm vụ mà bạn đã lên kế hoạch là điều cần thiết để giao dự án đúng thời hạn. Chỉ định thời hạn cho mỗi người trong số họ để toàn bộ kế hoạch có thể được thực hiện một cách hiệu quả và các nhiệm vụ còn lại cũng có thể bắt đầu. Trong ví dụ của chúng tôi ở trên, chúng tôi thấy bốn nhiệm vụ quá hạn, quan trọng nhất là kết nối cơ sở dữ liệu quan hệ bị trễ 24 ngày. Theo ví dụ về việc thấu chi ngân sách ở trên, bạn nên điều tra lý do đằng sau sự quá hạn đó và giải quyết vấn đề tiềm ẩn mà nhân viên của bạn đang gặp phải: không có đủ nguồn lực trong tay? Thời gian để xử lý nhiệm vụ đã được đánh giá thấp? Họ có quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, điều này khiến họ tự động trì hoãn? Việc tìm ra lý do đằng sau các nhiệm vụ quá hạn có thể phát hiện ra các vấn đề sâu hơn có thể cản trở hoạt động tốt và điều hành chung của dự án cũng như của cả nhóm. Chỉ số tiếp theo trên Dashboard KPI CNTT của chúng tôi được liên kết trực tiếp với chỉ số trước đó. Khối lượng công việc của mỗi nhân viên chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến công việc của họ và cuối cùng là năng lực của họ trong việc duy trì thời hạn. Ở đây, Georg có khối lượng công việc cao nhất là 67% và đồng thời là người bị trì hoãn nhiều nhất với thời hạn cho các kết nối cơ sở dữ liệu quan hệ, vượt quá 24 ngày. Sẽ rất thú vị nếu biết anh ấy phải vật lộn gì và có thể giao một trong những nhiệm vụ của anh ấy cho người khác, để đảm bảo tiến độ dự án tốt hơn.
Cuối cùng, yếu tố cuối trên mẫu này cũng liên quan đến những yếu tố trước vì nó hiển thị thời hạn sắp tới cho mỗi nhân viên và liên quan đến một số nhiệm vụ nhất định. Chỉ số đó cũng sẽ giúp người quản lý dự án có cái nhìn sâu sắc về khối lượng công việc của nhóm mình và khả năng hoàn thiện đúng thời hạn.
DASHBOARD CTO
DEMO DASHBOARD
Các CTO cần có được cái nhìn tổng quan đầy đủ về các chỉ số cấp cao để đưa ra các quyết định về chất lượng và cung cấp các tiến bộ kỹ thuật phù hợp và bền vững cho các công ty vừa, nhỏ và lớn. Các công cụ và Dashboard CTO toàn diện có thể giúp theo dõi, cung cấp dữ liệu thời gian thực và tự động hóa nhiều quy trình mà không phải tạo thủ công. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ tập trung vào 3 lĩnh vực chính mà mọi phân tích và báo cáo CTO nên tập trung vào: tài chính, học hỏi và hiệu suất nội bộ. Bằng cách đó, các Giám đốc Kỹ thuật sẽ có một cái nhìn tổng thể rõ ràng về toàn bộ phòng ban.
Phần đầu tiên của ví dụ về Dashboard CTO của chúng tôi cung cấp dữ liệu về theo dõi và quản lý chi phí CNTT. Phần tài chính là rất quan trọng trong bất kỳ dự án nào và ở đây chúng tôi thấy phần tài chính được hợp nhất với khách hàng để có được bức tranh toàn cảnh hơn. Dữ liệu được so sánh với tháng trước và chúng tôi có thể thấy các chi phí chính (trên mỗi nhân viên, mỗi người dùng và tỷ lệ phần trăm tổng chi phí), theo sau là các chỉ số lấy khách hàng làm trọng tâm hơn như điểm số của người quảng cáo ròng và số lượng người dùng. Sẽ rất hữu ích khi theo dõi dữ liệu này bằng công cụ Dashboard CTO hiện đại để xác định xem hệ thống CNTT và nhân viên có mang lại hiệu suất tốt nhất hay không và khách hàng có hài lòng với kết quả cuối cùng hay không. Vấn đề là giữ cho chi phí của bạn càng thấp càng tốt trong khi chỉ số hài lòng của khách hàng (NPS) và số lượng người dùng cao. Nếu có sự gia tăng chi phí liên tục, bạn có thể bắt đầu đặt câu hỏi và xác định các điểm nghẽn, chẳng hạn như lựa chọn công cụ mà nhóm đang làm việc, nếu cần sử dụng các công nghệ tiên tiến mà họ không được tiếp cận thường xuyên hoặc nếu nhân viên không có đủ chỉ dẫn nên họ liên hệ với bộ phận CNTT quá thường xuyên.
Phần thứ hai, tập trung vào việc tìm hiểu, cải thiện các KPI như số lượng lỗi nghiêm trọng, vé đã mở lại, tỷ lệ nghỉ việc của nhóm và tỷ lệ khôi phục thành công. Các chỉ số này sẽ cho biết nhóm đang học hỏi từ các lỗi tốt như thế nào và liệu việc khắc phục sự cố có gây ra sự chậm trễ bổ sung trong bộ phận CNTT hay không. Chúng tôi có thể thấy số lượng lỗi nghiêm trọng được phân phối cho nhân viên và người dùng, đây có thể là một chỉ báo tốt để xem liệu hệ thống CNTT có cần được chú ý nhiều hơn hay nhóm có thể theo kịp các vấn đề. Vấn đề là giữ những con số này càng thấp càng tốt và xác định các vấn đề trong hệ thống bán vé.
Phần cuối cùng mà CTO nên báo cáo tập trung vào các quy trình nội bộ để tạo ra một kế hoạch phòng chống hiệu quả nhằm giảm thời gian sửa chữa trung bình, thời gian ngừng hoạt động, tính khả dụng và thời gian ước tính từ nhóm. Chúng tôi có thể phát hiện ngay rằng nhóm đã vượt quá ước tính của họ 5% nhưng nhìn chung, kết quả là tốt. Các hỏng hóc và sửa chữa nên được giữ ở mức tối thiểu để tăng hiệu suất của nhóm và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ nếu họ cần quá nhiều thời gian để sửa chữa.
Mẫu này có thể hoạt động trơn tru như một công cụ báo cáo CTO hoặc phần mềm dành cho các giám đốc điều hành cấp C, những người cần tổng quan toàn diện về dữ liệu chiến lược để có thể đưa các hành động và cải thiện nhiều quy trình. Để xem toàn bộ của Dashboard này, vui lòng mở nó ở chế độ toàn màn hình và khám phá hình ảnh chi tiết hơn.
XÂY DỰNG IT DASHBOARD CỦA BẠN
Thiết lập dễ dàng, nhanh chóng!
DASHBOARD QUẢN LÝ VẤN ĐỀ IT
DEMO DASHBOARD
Ví dụ thứ ba của chúng tôi là tập trung vào việc quản lý chung các vấn đề kỹ thuật trong văn phòng hơn. Là lãnh đạo CNTT của công ty bạn, việc có một mẫu Dashboard CIO là rất quan trọng. Trong trường hợp này, việc theo dõi các chỉ số hệ thống xem xét các vấn đề cho phép nhân viên của bạn biết tần suất chúng xảy ra và số lượng bao nhiêu; giúp duy trì hiệu suất hệ thống mạnh mẽ.
Ví dụ về Dashboard CNTT này xem xét hiệu suất của ba máy chủ và theo dõi hoạt động của chúng trong thời gian thực. Chúng tôi thấy rằng một trong số chúng hiện đang gặp sự cố, cần được giải quyết – hoặc không. Thật vậy, thời gian ngừng hoạt động của máy chủ không phải lúc nào cũng do sự cố không mong muốn, vì nó cũng có thể được lên kế hoạch để bảo trì. Lập kế hoạch thời gian ngừng hoạt động để bảo trì, cập nhật và khởi động lại là điều cần thiết để hệ thống của bạn hoạt động bình thường. Tuy nhiên, khi không có kế hoạch, điều đó có thể trở nên phức tạp và gây ra rất nhiều vấn đề khác: đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải có kế hoạch đề phòng thời gian ngừng hoạt động bất ngờ và các bước tiếp theo để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Có thời gian hoạt động trên 99.9% là mục tiêu cần đạt được đối với cơ sở hạ tầng hoạt động tốt – và mẫu Dashboard CNTT của chúng tôi hiển thị thời gian hoạt động vượt quá mục tiêu này.
Theo dõi số lượng vấn đề và loại vấn đề là một phương pháp quan trọng tốt nhất khác nên làm theo. Chứng kiến các vấn đề lặp lại có thể tiết lộ một vấn đề lớn hơn, vấn đề là bắt nguồn từ hệ thống. Biết chúng là gì và tần suất chúng xảy ra từ đó cải thiện cách xử lý những vấn đề này. Có ý tưởng về thời gian ngừng hoạt động là bao lâu cũng cho biết nhóm của bạn đang giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả như thế nào. Cuối cùng, nó cũng có thể trở thành thời gian mục tiêu mà bạn muốn giảm.
Phần thứ hai ở bên phải của ví dụ thứ ba của chúng tôi tập trung nhiều hơn vào các thành viên trong nhóm và khả năng giải quyết các vấn đề từ các thành viên trong văn phòng. Biểu đồ trên cùng cho thấy số lượng nhân viên hỗ trợ CNTT trên một nghìn người dùng cuối và sự biến đổi của nó theo thời gian. Họ đặt mục tiêu từ 9 đến 11 và đường hiện tại đang có xu hướng đi lên: điều đó có nghĩa là họ sẽ cần thuê nhân viên hỗ trợ mới nếu muốn duy trì chất lượng dịch vụ cao và tránh để nhân viên hiện tại trở nên quá tải.
Chúng ta có thể thấy trên biểu đồ bên dưới từng công nhân hoạt động liên quan đến nhiệm vụ họ nhận được như thế nào. Ba trong số họ có tỷ lệ nhiệm vụ đã giải quyết thấp hơn so với chưa giải quyết, bắt đầu với Donald, người có tỷ lệ 219%. Điều đó có nghĩa là số lượng vấn đề chưa được giải quyết cao hơn nhiều so với số lượng vấn đề anh ta đã giải quyết. Một lần nữa, việc điều tra lý do đằng sau điểm kém như vậy có thể tiết lộ những vấn đề cơ bản cần được giải quyết: nhân viên có thiếu đào tạo không? Anh ấy hay cô ấy đang gặp khó khăn với một vấn đề cụ thể cần khắc phục? Cố gắng xác định lý do đằng sau điểm số của mọi người có thể giúp bạn tăng hiệu suất của họ trong tương lai.
DASHBOARD CHI PHÍ IT
DEMO DASHBOARD
Ví dụ về Dashboard CNTT thứ tư của chúng tôi tập trung vào việc quản lý chi phí trong hơn một năm, xem xét kỹ hơn vào tháng 7 năm 2017, và được chia thành bốn KPI khác nhau. Trước hết, Dashboard so sánh sự phát triển của Tỷ suất hoàn vốn (ROI) trong một năm và so sánh với tháng trước. Tháng 7 đã vượt trội hơn tháng 6 1%, với ROI là 153,26%: điều đó có nghĩa là với mỗi đô la đầu tư, bạn sẽ nhận lại 2,53 đô la – và đó là 1 ROI tuyệt vời. Mục tiêu là phải tăng nó theo thời gian, ngay cả khi nó không thể luôn luôn tăng: đôi khi, cần phải thực hiện các khoản đầu tư lớn nhưng bạn sẽ không gặt hái được thành quả trước một vài tháng. Trong thời gian chờ đợi, ROI của bạn sẽ thấp, nhưng nó sẽ thay đổi sau đó.
Chỉ báo thứ hai của Dashboard CNTT này so sánh chi tiêu CNTT với ngân sách CNTT trong một năm. Việc theo dõi chi phí so với ngân sách ban đầu cho bạn cái nhìn tổng quan về khả năng của bạn trong việc kiểm soát chi phí cũng như lập ngân sách. Luôn có một số sự kiện và nhu cầu bất ngờ dẫn đến chi tiêu cao hơn, nhưng những đặc điểm cụ thể này cần được tính đến khi thiết lập ngân sách. Giữ trong giới hạn ban đầu càng nhiều càng tốt cho phép bạn có ngân sách dành cho việc vượt quá ngân sách trong tương lai.
Điều này dẫn chúng ta đến KPI thứ ba được hiển thị trên mẫu Dashboard CNTT đó, so sánh chi phí CNTT hiện tại với doanh thu được tạo ra. Nó đánh giá kết quả của các hoạt động CNTT của bạn và sự thành công của chúng liên quan tới khoản tiền đầu tư. KPI kể một câu chuyện về hiệu suất của bạn, và tỷ lệ lý tưởng luôn nằm trong tỷ lệ mục tiêu, bất kể sự tăng trưởng của doanh thu.
Cuối cùng, yếu tố cuối của Dashboard KPI CNTT này là bảng phân tích chi phí CNTT. Điều quan trọng là biết bạn phân bổ tiền của mình ở đâu và cuối cùng số tiền đó được sử dụng như thế nào: bằng cách hiển thị các đơn vị khác nhau (phần cứng, nhân sự, trang web, phần mềm,…) và các thành phần của chúng (cơ sở hạ tầng, bảo trì, v.v.), bạn có thể xác định các nhân tố chi phí chính và cơ hội cải tiến dễ dàng hơn.
DASHBOARD AN NINH MẠNG
DEMO DASHBOARD
Ví dụ tiếp theo và cuối cùng của chúng tôi bao gồm các chỉ báo liên quan liên quan đến giám sát an ninh mạng. Đây là lĩnh vực cơ bản cần đề cập khi các doanh nghiệp xử lý nhiều dữ liệu nhạy cảm cần được bảo vệ. Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, nguy cơ bị tội phạm mạng tấn công vào các trang web và hệ thống ngày càng trở nên lớn hơn và việc không có các chiến lược để tránh chúng có thể dẫn đến tổn thất đáng kể về tiền bạc cũng như danh tiếng của tổ chức. Để tránh tất cả những điều này, Dashboard của chúng tôi cung cấp các công cụ cần thiết để giám sát tất cả các khía cạnh liên quan đến các mối đe dọa và các biện pháp phòng ngừa dài hạn. Hãy cùng xem xét nó chi tiết hơn.
Bắt đầu từ phần trên cùng, trước tiên chúng ta sẽ nhận được thông tin về tần suất sao lưu cũng như xếp hạng an ninh mạng. Xếp hạng này chỉ dựa trên các tiêu chí đã được công ty xác định trước đó. Tiếp theo, chúng tôi nhận được tổng số nỗ lực xâm nhập so với sáu tháng trước đó, nơi chúng ta quan sát thấy xu hướng tích cực là -7%. Kết hợp với chỉ số này, mẫu bao gồm bảng phân tích các lần xâm nhập với mỗi loại thử. Đây là thông tin hữu ích vì nó cho phép bạn tìm hiểu sâu hơn trong một tuần cụ thể và tìm cơ hội cải thiện để tránh bất kỳ sự xâm nhập mới nào trong những tuần tới. Để làm như vậy, bạn nên xem qua các nỗ lực xâm nhập từ loại phần mềm độc hại. Điều này sẽ cho phép bạn biết nơi cần tập trung sự chú ý của mình.
Chuyển sang phần tiếp theo của ví dụ này, chúng tôi nhận được dữ liệu bao quát về thời gian phát hiện trung bình (MTTD) và thời gian giải quyết trung bình (MTTR). Một mặt, MTTD theo dõi thời gian bộ phận CNTT nhận thức được mối đe dọa. Họ càng mất nhiều thời gian để xác định vấn đề, thì những kẻ tấn công càng có nhiều thời gian để truy cập vào dữ liệu nhạy cảm. Như đã thấy trong ví dụ, thời gian phát hiện cao hơn 10% so với sáu tháng trước đó, vì vậy cần phải tìm cách để giảm nó xuống. Mặt khác, MTTR theo dõi thời gian nhân viên CNTT cần để giải quyết mối đe dọa. Đương nhiên, cả hai KPI này cần càng thấp càng tốt để đảm bảo hiệu quả cao nhất. Tất nhiên, thời gian để phát hiện và giải quyết cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi kiểu tấn công. Thông tin này được cung cấp trong phiên bản đầy đủ của Dashboard.
Ở phần dưới cùng của mẫu Dashboard an ninh mạng của chúng tôi, chúng tôi nhận được một biểu đồ hiển thị tỷ lệ thành công của lừa đảo thử nghiệm theo tuần. Các bài kiểm tra lừa đảo cung cấp cho nhóm CNTT dữ liệu về loại tấn công email mà nhân viên có nhiều khả năng mắc phải nhất và thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chẳng hạn như các email đào tạo để tránh chúng xảy ra lần nữa. Ví dụ: ở đây, chúng ta có thể thấy rằng tuần 50 đã giảm tỷ lệ thành công, do đó, cần cải thiện bài kiểm tra được gửi trong tuần đó. Một lưu ý quan trọng ở đây là các bài kiểm tra lừa đảo hàng tuần có nhiều khả năng xảy ra đối với các doanh nghiệp lớn hơn, vì nhân viên từ các công ty nhỏ hơn có thể nhanh chóng nhận ra nếu họ bắt đầu nhận được email đáng ngờ mỗi tuần một lần.
Bằng cách làm việc với các Dashboard CNTT sâu sắc như những bảng được trình bày ở đây, các nhà quản lý CNTT và người ra quyết định có thể nắm bắt mọi vấn đề bằng cách diễn họa các chỉ số hiệu suất phù hợp nhất của họ trong thời gian thực. Dựa vào các công cụ phân tích trực quan như Dashboard hiện đại sẽ thúc đẩy quá trình ra quyết định và đưa công ty phát triển.
XÂY DỰNG IT DASHBOARD CỦA BẠN
Thiết lập dễ dàng, nhanh chóng!
CÁC SẢN PHẨM CỦA INDA ANALYTICS
- Dashboards By Function
- Dashboards By Industry
- Dashboards By Platform
Management
Finance
IT
Sale
Marketing
Human Resources
Service & Support
Procurement
Healthcare
Logistics
Manufacturing
Retail
Education
FMCG
Energy
Market Research
Digital Media
Real Estate
Youtube
Linkedln
Google Analytics
Google Adwords
SalesForce
Zendesk
