Trong thời đại số hóa hiện nay, dữ liệu là nguồn tài nguyên quý báu giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh và tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Trong bối cảnh này, “Master Data” đã nổi lên như một khái niệm quan trọng trong việc quản lý dữ liệu doanh nghiệp. Bài viết này sẽ dẫn bạn khám phá về sâu hơn về Master Data

Master data là gì?

Master Data (dữ liệu cốt lõi) là tập hợp các thông tin cố định, quan trọng và không thay đổi thường xuyên của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây là những dữ liệu cơ bản và quan trọng mà các hoạt động kinh doanh và quyết định dựa vào. Master Data thường bao gồm các thông tin về khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, vị trí vật lý, nguồn lực và các yếu tố khác mà tổ chức cần sử dụng để thực hiện hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Một số ví dụ cụ thể về Master Data

• Thông tin khách hàng: Bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, thông tin tài chính, lịch sử mua hàng và các thông tin cá nhân khác về khách hàng.
• Thông tin sản phẩm: Bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả, thông tin giá cả, thuộc tính và chi tiết khác về sản phẩm.
• Thông tin nhà cung cấp: Bao gồm tên nhà cung cấp, địa chỉ, thông tin liên hệ và các thông tin về việc hợp tác với nhà cung cấp.
• Thông tin vị trí: Bao gồm thông tin về các vị trí vật lý của tổ chức, như kho hàng, cửa hàng, văn phòng, nhà máy và các địa điểm khác.
• Thông tin nguồn lực: Bao gồm thông tin về nguồn nhân lực, tài sản và nguồn tài chính của doanh nghiệp.

Những thành phần cơ bản của Master data

Master Data gồm những thành phần cốt lõi sau đây:

Khách Hàng (Customer Data)

Thông tin về khách hàng là một phần quan trọng của Master Data. Điều này bao gồm tên khách hàng, địa chỉ, thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, hình thức thanh toán, và bất kỳ thông tin khác liên quan đến quan hệ với khách hàng.

Sản Phẩm (Product Data)

Thông tin về sản phẩm là một phần quan trọng khác của Master Data. Điều này bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả, thông tin giá cả, thuộc tính sản phẩm (ví dụ: kích thước, màu sắc), thông tin về quá trình sản xuất và quản lý tồn kho.

Nhà Cung Cấp (Supplier Data)

Thông tin về nhà cung cấp là yếu tố quan trọng trong việc duy trì chuỗi cung ứng. Điều này bao gồm tên nhà cung cấp, địa chỉ, thông tin liên hệ, sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp, điều khoản hợp đồng và các thông tin tài chính liên quan.

Vị Trí (Location Data)

Thông tin về vị trí vật lý của các cơ sở của tổ chức là một thành phần quan trọng khác của Master Data. Điều này bao gồm địa chỉ, tọa độ địa lý, loại vị trí (kho hàng, cửa hàng, văn phòng), và thông tin về quản lý và sử dụng vị trí này.

Người Làm (Employee Data)

Thông tin về nguồn nhân lực trong tổ chức cũng thuộc Master Data. Điều này bao gồm tên, thông tin liên hệ, thông tin về vị trí công việc, lịch sử công việc, thông tin về lương và các thông tin khác về nhân viên.

Dự Án và Giao Dịch (Project and Transaction Data)

Thông tin về các dự án, giao dịch và hợp đồng cũng có thể là một phần của Master Data. Điều này bao gồm thông tin về dự án, thời gian, ngân sách, các bên liên quan và tiến độ thực hiện.

Dữ Liệu Tài Chính (Financial Data)

Một số thông tin tài chính quan trọng như thông tin tài khoản ngân hàng, thông tin thanh toán, thông tin thuế và các số liệu tài chính khác có thể được xem xét là một phần của Master Data, tùy thuộc vào ngành và quy mô tổ chức.

Công dụng của Master data

Master Data có nhiều công dụng quan trọng trong việc quản lý và hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Dưới đây là một số công dụng chính của Master Data:

Hỗ Trợ Quyết Định Kinh Doanh

Giải pháp Master Data cung cấp thông tin cốt lõi mà lãnh đạo và người quản lý cần để đưa ra quyết định kinh doanh thông thái. Thông qua việc nắm bắt thông tin về khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, vị trí và các yếu tố quan trọng khác, các quyết định về chiến lược, tiếp thị, sản xuất, quản lý tồn kho và đầu tư có thể được đưa ra dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.

Tối Ưu Hóa Quy Trình Kinh Doanh

Master Data giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách cung cấp dữ liệu chính xác và đồng nhất. Nhân viên không cần mất thời gian tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau mà có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống Master Data để nhanh chóng lấy thông tin cần thiết.

Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng

Master Data giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng của mình, từ đó cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Thông tin về lịch sử mua hàng, sở thích và nhu cầu của khách hàng giúp tạo ra các chương trình khuyến mãi, dịch vụ và sản phẩm phù hợp, từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Tăng Hiệu Quả Quản Lý Tồn Kho

Thông qua Master Data, doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý tồn kho một cách hiệu quả hơn. Thông tin về sản phẩm, mã sản phẩm và số lượng tồn kho giúp đảm bảo rằng tồn kho được duy trì ở mức tối ưu và tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.

Tạo Nền Tảng Tích Hợp Hệ Thống 

Master Data là một phần quan trọng trong việc tạo nền tảng cho tích hợp các hệ thống khác nhau trong tổ chức. Thông qua việc đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, triển khai Master Data giúp cải thiện khả năng tương tác giữa các hệ thống và nguồn dữ liệu khác nhau.

Đảm Bảo Tính Chính Xác và Đồng Nhất của Dữ Liệu

Master Data giúp đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu trong toàn bộ tổ chức. Điều này giúp tránh sai sót và sự không nhất quán trong dữ liệu, đồng thời tạo nền tảng cho quyết định dựa trên thông tin đáng tin cậy.

Hỗ Trợ Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh

Thông qua Master Data, doanh nghiệp có thể quản lý các quy trình kinh doanh một cách hiệu quả hơn. Thông tin về dự án, giao dịch và hợp đồng giúp theo dõi tiến độ, nguồn lực và ngân sách trong các dự án và giao dịch.

Master Data đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và tạo nền tảng cho quản lý dữ liệu trong tổ chức. Để đảm bảo tính chính xác, đồng nhất và sự nhất quán của dữ liệu, các tổ chức thường triển khai giải pháp Master Data Management (MDM) để quản lý và duy trì dữ liệu này một cách hiệu quả.