Trong bối cảnh ngày càng tăng về yêu cầu và sự đa dạng của các dịch vụ y tế, việc theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa hoạt động của phòng khám đang trở thành một thách thức không nhỏ. Báo cáo ngành phòng khám sẽ tiếp cận một loạt các khía cạnh quan trọng của hoạt động phòng khám, từ quản lý tài chính đến chất lượng dịch vụ và hiệu suất tổng thể.

Tổng quan ngành y tế hiện nay

Ngành y tế nói chung hay ngành phòng khám nói riêng đang trở nên hết sức thiết yếu ở Việt Nam thời điểm hiện tại. Sau đại dịch Covid19, việc chăm sóc sức khỏe y tế và thăm khám định kỳ đã chuyển từ quan trọng trở thành thiết yếu , người dân lo lắng và cũng như dành nhiều sự quan tâm hơn cho sức khỏe thể chất của bản thân. 

Bên cạnh đó , tông quan chung về tình hình y tế và bệnh viện ở Việt Nam.Việt Nam có khoảng 1.531 bệnh viện, trong đó hơn 86% là bệnh viện công và gần 14% là bệnh viên tư, chủ yếu tập trung ở các khu vực đô thị lớn như TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. 1.318 bệnh viện công được quản lý theo hệ thống phân cấp, được phân loại theo tuyến trung ương, tuyến tỉnh và tuyến huyện hoặc tuyến xã.

Tuy nhiên, tình trạng quá tải thường xuyên xảy ở các bệnh viện chuyên khoa sâu hay một số bệnh viện nổi tiếng đầu ngành. Số lượng bệnh nhân muốn được điều trị ở các bệnh viện tuyến trung ương quá đông do có đầy đủ trang thiết bị y tế và đội ngũ y bác sĩ tay nghề cao.

Kết quả là các bác sĩ và y tá bị quá tải, phải phục vụ số lượng lớn bệnh nhân, làm việc nhiều giờ trong điều kiện căng thẳng với mức lương khá thấp. Vì những lý do đó, nhiều phòng khám trở thành lựa chọn với chất lượng tốt, giảm nhẹ gánh nặng cho những bệnh viện tỉnh, bệnh viện trung ương trong các khâu liên quan đến chuyên ngành y tế.

Vì thế , việc ứng dụng các công nghệ vào quản lí bệnh nhân trong ngành phòng khám đang là bước đi đột phá giúp phòng khám quản lí được các hồ sơ bệnh án. Trong đó phải kể đến những công cụ liên quan đến BI – BI (Business Intelligence) là một hệ thống và quá trình sử dụng công nghệ và phân tích dữ liệu để thu thập, tổ chức, phân tích và hiển thị thông tin hữu ích về hoạt động kinh doanh của phòng khám.

Mục tiêu báo cáo ngành phòng khám là cung cấp cho các quản lý và nhân viên y tế cái nhìn toàn diện về hiệu suất hoạt động, tình hình tài chính, quy trình làm việc và chất lượng dịch vụ.

Một số mẫu báo cáo ngành phòng khám

Dưới đây là một số mẫu báo cáo ngành phòng khám nhằm thể hiện toàn diện và khái quát về ứng dụng BI vào phân tích quản lí phòng khám 

Homepage

Overview

Doanh thu, tỷ lệ bác sĩ / khách hàng

• Doanh thu gồm doanh thu khám bệnh và doanh thu bán thuốc
• Số lượt khám và tỷ lệ bác sĩ : khách hàng TRONG MỘT THÁNG. Các chỉ số này cho biết số lượng khách hàng và số lượng khách hàng mà các bác sĩ đã khám bệnh, phục vụ việc mở rộng, cắt giảm quy mô nhân sự

Doanh thu và phân loại doanh thu

Doanh thu theo ngày và phân loại doanh thu theo loại dịch vụ, giúp lập kế hoạch phát triển, cải thiện các loại dịch vụ đem lại nguồn thu lớn / cắt giảm các loại dịch vụ không cần thiết (nếu mức doanh thu không tương xứng chi phí đầu tư).

Ngoài ra, theo dõi doanh thu theo thời gian giúp đánh giá hiệu suất kinh doanh trong từng giai đoạn, phân tích sự thay đổi và xu hướng doanh thu, dự báo và quản lý tài chính, đánh giá mức độ hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị ,… 

Phân tích lượt khám theo giới tính, độ tuổi

Chỉ số này giúp phân tích, lựa chọn các nhóm dịch vụ tiềm năng cho các tập khách hàng, ngoài ra có thể giúp thực hiện việc đưa ra chính sách giá phù hợp với từng độ tuổi cho từng loại dịch vụ.

Số lượng khách hàng mới và số lượng khách tái khám theo tháng

Phân tích thay đổi trong cơ cấu khách hàng theo thời gian giúp đánh giá hiệu quả của chiến lược tiếp thị và quảng cáo. Bằng cách theo dõi sự biến đổi trong tỷ lệ khách hàng đặt lịch và không đặt lịch, cũng như tỷ lệ khách hàng mới và khách hàng tái khám, phòng khám có thể đánh giá xem các chiến dịch tiếp thị đã tạo ra sự tác động như mong đợi hay chưa. Điều này cung cấp thông tin quan trọng để điều chỉnh chiến lược tiếp thị, tối ưu hóa các kênh tiếp thị và tăng cường khả năng thu hút khách hàng mới và duy trì khách hàng tái khám.

Độ hài lòng của khách hàng

Đánh giá của khách hàng có thể được thể hiện trực tiếp qua các câu hỏi. Các câu hỏi nên có câu trả lời được giới hạn theo một phương pháp nào đó ví dụ như thang Likert hoặc thang điểm cụ thể để có thể thuận lợi trong tổng hợp và đưa ra những phân tích sau này. Báo cáo ngành phòng khám giúp tăng tỉ lệ giữ chân khách hàng của phòng khám.

Thời gian khám và doanh thu theo dịch vụ

Phân loại doanh thu theo loại dịch vụ, giúp lập kế hoạch phát triển, cải thiện các loại dịch vụ đem lại nguồn thu lớn / cắt giảm các loại dịch vụ không cần thiết (nếu mức doanh thu không tương xứng chi phí đầu tư).

Mẫu báo cáo ngành phòng khám thể hiện các chỉ số trung liên quan về khía cạnh vận hành của phòng khám 

Các KPIs được sử dụng liên quan đến ngành phòng khám trong việc vận hành quản lý có thể kể đến như doanh thu , doanh thu khám , doanh thu bán , lượt khám , tỷ lệ bác sỹ trên khách hàng. Sử dụng các biểu đồ cột, đường, tròn , thanh nhằm phác họa trực quan các chỉ số theo nhiều chiều như theo thời gian ( ngày , tháng , năm ) , hay theo chiều liên quan về loại hình khám , phân loại tệp khách hàng , loại hình dịch vụ 

Tham khảo thêm các mẫu báo cáo phòng khám tại: https://inda.vn/healthcare-dashboard/

Những lợi ích cho phòng khám khi triển khai báo cáo ngành phòng khám

Business Intelligence (BI) có thể mang lại nhiều lợi ích cho phòng khám. Qua phân tích cũng như trực quan hóa các KPIs này có thể mang lại một số lợi ích như sau : 

Phân tích dữ liệu bệnh nhân

Báo cáo ngành phòng khám giúp phân tích và tổ chức dữ liệu bệnh nhân, từ đó cung cấp thông tin quan trọng về tiền sử bệnh, triệu chứng, kết quả xét nghiệm và điều trị. Điều này giúp các nhân viên y tế hiểu rõ hơn về tình trạng sức khỏe của bệnh nhân và đưa ra quyết định chẩn đoán và điều trị tốt hơn.

Quản lý lịch hẹn

BI có thể được sử dụng để theo dõi và quản lý lịch hẹn của bệnh nhân. Nó giúp tối ưu hóa việc xếp lịch, giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo rằng các bác sĩ và nhân viên y tế được phân công một cách hiệu quả.

Theo dõi hiệu suất phòng khám

Báo cáo ngành phòng khám cho phép phân tích dữ liệu về hoạt động của phòng khám như số lượng bệnh nhân, doanh thu, chi phí và thời gian chờ đợi. Điều này giúp quản lý phòng khám hiểu rõ hơn về hiệu suất hoạt động và tìm cách cải thiện quy trình làm việc.

Dự báo và lập kế hoạch

BI có thể sử dụng các công cụ dự báo để dự đoán nhu cầu tài nguyên, thuốc, vật tư y tế và nhân lực trong tương lai. Điều này giúp phòng khám lập kế hoạch và chuẩn bị trước để đáp ứng nhu cầu của bệnh nhân một cách hiệu quả.

Tối ưu hóa chi phí

Báo cáo ngành phòng khám cho phép phân tích chi tiết về chi phí hoạt động của phòng khám. Qua đó, phòng khám có thể xác định được các khuynh hướng chi phí không cần thiết và tìm cách cắt giảm chi phí một cách thông minh.

Tổng quát, báo cáo ngành phòng khám giúp cải thiện quy trình làm việc, tăng cường hiệu suất hoạt động và cung cấp thông tin quan trọng để đưa ra quyết định thông minh và cải thiện chất lượng chăm sóc bệnh nhân.